10 belangrike elemente van effektiewe vergaderings om tyd te vermors

10 belangrike elemente van effektiewe vergaderings om tyd te vermors

Doeltreffende vergaderings is een van die maniere om probleme te bespreek en op te los, nie net in 'n onderneming nie, maar ook in enige organisasie. Of dit nou die baas of die werknemers is, enigiemand kan bydra en praat.

Alhoewel vergaderings noodsaaklike instrumente vir produktiwiteit is, werk sommige vergaderings net nie en mors dit uiteindelik almal se tyd en energie.



Daar is vereenvoudigde metodes en elemente om 'n doeltreffende en effektiewe vergadering te hou, waarvan 10 hier aangebied word.

1. Definieer 'n duidelike doel vir die vergadering

Voordat u vir 'n vergadering bel, moet u eers vra:



Hoekom en vir wat?

'N Vergadering sal slegs effektief wees as die doel en doelstellings daarvan duidelik is, of dit nou die oplossing van 'n dispuut tussen werknemers is of die bespreking van 'n ondernemingskrisis. Dit behels ook die bereiking van 'n sekere uitkoms, en hierdie uitkoms hou heel waarskynlik verband met die doel.



om binne 21 dae gewig te verloor

'N Duidelike doel moet beplan word voordat die uitnodigings aan die betrokkenes gestuur word. Maak seker dat u presies weet waarom u vergader en die verwagte resultaat.

2. Nooi slegs die nodige mense uit

Om net die nodige mense as deelnemers aan die vergadering te hê, is nog 'n stap in die rigting van 'n effektiewe vergadering.Advertensies

Het die doel van die vergadering iets te doen met die netwerkveiligheid van die maatskappy? Nooi die hoof van die IT-afdeling.



Het die doel van die vergadering iets te doen met die toekoms van die onderneming? Nooi u baas en die betrokke werknemers.

Slegs mense wat direk aan die verwagte uitslag gekoppel is, mag die vergadering bywoon.Op hierdie manier sal jy nie ander mense se tyd en produktiwiteit mors nie. Dit sal ook die getalle so laag as moontlik hou, wat minder onderbrekings en afleiding beteken.

3. Keur 'n finale skedule goed

Skep 'n agenda vir die vergadering as u werk om effektiewe vergaderings te hou. Dit moet aksie-items, lokaal, begin- en eindtyd en die betrokkenes insluit. Stuur dan die memorandum per e-pos aan die nodige persone, of plaas dit op hul lessenaar.

Moenie wag vir mense wat laat is nie, en sorg dat die vergadering begin betyds .Aanvanklik is dit miskien nie maklik nie, veral nie as u die sagte tipe is nie. Maar u sal besef dat dit nie net vir u nie, maar ook vir ander mense belangrik is.

Mense sal gemakliker wees met 'n vergadering as die agenda voor hulle neergelê word. Dit sal ook triviale sake verminder, soos onnodige inleidings of die invoeging van willekeurige vrae.

hoe om op te hou om 'n klewerige vriendin te wees

4 . Skep 'n reël teen slimfone of tablette

Dit is moeilik om vir mense se aandag te kompeteer, veral as hulle hul telefone of tablette gebruik.

Multitasking is op sigself al 'n problematiese ding, maar dit is erger as jy moet meeding met toestelle wat spesiaal ontwerp is om mense se aandag te trek. Navorsing toon dat multitasking tussen verskillende media swakker inligtingverwerking en laer prestasie en produktiwiteit tot gevolg het.Advertensies

In een studie het die resultate getoon dat multitaskers vir swaar media meer vatbaar is vir inmenging deur irrelevante omgewingsprikkels en van irrelevante voorstellings in die geheue.[1].

Om te verseker dat vergaderinggangers op die agenda sal fokus, verbied die gebruik van slimfone en tablette sodat elke deelnemer op die taak fokus.

5. Ken 'n moderator toe

Alhoewel u die vergadering beplan, beteken dit nie dat u ook die moderator is nie.

U moet nadink of u die geskikste persoon is om die vergadering te modereer, of of iemand anders dit beter kan doen. Dit sal waarskynlik afhang van die onderwerp. Moet nie huiwer om ander gekwalifiseerde mense as moderator aan te wys as u voel dat dit die beste vir produktiwiteit is nie[2].

Die moderator moet natuurlik iemand wees wat weet hoe om effektiewe vergaderings te hou. Die moderator moet ook as tydhouer optree en die regte vloei van die vergadering dophou, en seker maak dat die agenda op dreef is. Die kans is groot dat die vergadering op hierdie manier meer suksesvol sal wees.

6. Hou minder, beter vergaderings

In plaas daarvan om elke keer 'n vergadering te belê as daar 'n probleem of dispuut in die onderneming is, moet u ander maniere vind om hierdie probleme op te los.

Daar is baie alternatiewe vir vergaderings wat meer effektief en doeltreffend is as om suboptimale vergaderings te hê. Om 'n e-pos te stuur of met die verantwoordelike persone te praat, is net 'n paar maniere waarop u van die vergaderings kan afmeld.

U kan meer idees vind vir alternatiewe vir vergaderings in hierdie artikel.Advertensies

As u so min as moontlik vergaderings bel, sal die deelnemers meer entoesiasties daaroor wees. U moet die gehalte van u vergaderings verseker, en u kan dit doen deur onnodige vergaderings te vermy.

leer hoe om vinnige speletjies te tik

7. Afsonderlike etenstyd en vergader tyd

As u ander dinge tydens 'n vergadering doen, sal dit almal se aandag verminder, en dit sluit eet in. Dit kan 'n goeie idee wees om 'n etenstyd van dertig minute tot 'n uur voor die byeenkoms aan te kondig. Dit sal verseker dat mense nie tydens die vergadering sal eet nie, wat dan verdere afleiding vermy.

Almal kan tydens die ete of etenstyd eet en praatjies maak. Maar tydens die vergadering moet almal fokus op die agenda wat beskikbaar is en saam 'n dinkskrum hou.

werk vir 'n klein onderneming

Op hierdie manier kan u u plan volg, u aandag wy aan die bereiking van die doel van die vergadering en u tyd verstandig bestuur.

8. Hersien die besluite van die vergadering

Gaan gedurende die laaste vyf tot tien minute van die vergadering deur die besluite wat geneem is en die stappe wat geneem word. 'N Duidelike begrip tussen die deelnemers en die doel van die vergadering moet bereik word voordat almal vertrek. Dit verseker dat almal tevrede is met hul navrae en dat hul bydraes ingesluit word.

Dit bied ook die geleentheid vir enigiemand om twyfel of vrae uit te spreek, of om inligting te deel wat relevant is vir die besluite, wat die belangrikste is vir effektiewe vergaderings.

Die moderator moet voor die einde van die vergadering enige meningsverskille tussen die deelnemers uit die weg ruim, en hulle moet met bondige oplossings vir hul probleme vorendag kom. Dit is belangrik dat almal absorbeer wat in die vergadering bespreek is.

9. Stuur 'n opvolgnota aan elke deelnemer

Die vaagste ink is kragtiger as die sterkste geheue. -Chinese spreekwoord

Elke deelnemer het sy eie probleme buite die vergadering. Dit is die rede waarom sommige mense dikwels dinge vergeet, selfs al is dit belangrik. Om te verseker dat mense onthou wat in die vergadering bespreek is, stuur 'n opvolgbrief per e-pos of laat dit op hul lessenaar.

Dit moet kort en kragtig wees, wat die bespreking bespreek en die gevolgtrekkings waartoe gekom is. Dit kan ook 'n vinnige bedanking vir hul deelname insluit.

10. Stuur 'n evaluasieblad uit

Ons moet erken dat nie almal die idee van vergaderings liefhet nie. Vir die mense moet ons maniere vind om te verseker dat hulle gemaklik sal wees wanneer hulle ook al by 'n vergadering ingesluit word.

Sommige van hulle sal nie sê wat die probleme is as hulle direk gevra word nie, dus is 'n beoordelingsblad 'n handige hulpmiddel om hul terugvoer te kry.

Lees hierdie artikel vir meer inligting oor waarom terugvoer so belangrik is.

Kyk na die terugvoer van die deelnemers, neem die versoeke van die deelnemers in die volgende vergadering in, en verander enige proses wat ongemak veroorsaak.Dit is die sleutel om effektiewe vergaderings te hou.

Finale gedagtes

Vergaderings is belangrik, maar dit beteken nie dat dit altyd produktief is nie. Dit is belangrik om eers te leer hoe om suksesvolle vergaderings te hou voordat u verwag dat alles vlot sal verloop.

Onthou dat 'n effektiewe vergadering 'n proses is waar almal moet saamwerk.Advertensies

'n beter weergawe van jouself wees

Hierdie tien eenvoudige wenke oor hoe om effektiewe vergaderings te hou, sal u beslis help om 'n beter leier en spanmaat te word. Gaan nou voort en neem hierdie wenke in u daaglikse vergaderingroetine en laat die produktiwiteit vloei.

Meer wenke oor hoe om effektiewe vergaderings te hou

Voorgestelde fotokrediet: Christina @ wocintechchat.com via unsplash.com

Verwysing

[1] ^ PNAS: Kognitiewe beheer in multitaskers in media
[2] ^ Meeteor: 10 fasiliteringstegnieke wat u vergaderings kan laat sing