アポイントメント設定スキルを向上させるための10のヒント
どんなビジネスをしていても、少なくともある程度は約束に時間を費やす可能性があります。あなたの予定は、大規模なグループ会議、1対1、または就職の面接でさえあります。会議の対面の側面をスキップして、電話会議に参加したり、Skypeを使用したりすることもできます。ただし、スケジュールした会議の種類に関係なく、これらのヒントは、予定の設定スキルを向上させるのに役立ちます。
- 事前に議題を設定します。 会議で何を達成する予定かを知ることは、議題を守ることができると仮定して、その予定にとどまる予定の期間を決定するのに役立ちます。他の人を軌道に乗せるのは難しいかもしれませんが、1つの予定で1日中過ごしたいと思う人は誰もいません。さらに、合意された議題を完了することが、会議がいつ終了したかを確認する唯一の方法です。
- 予定の時間と日付のオプションを提供します。 電話やメールで長時間行ったり来たりするのではなく、自分に合った2つか3つの予約時間を選び、予約の残りの半分に提示します。大規模なグループを扱っている場合、少なくとも1つのオプションが誰かに機能しないことはほぼ確実です。複数のオプションがあると、コンセンサスに到達するためのはるかに高速な方法になります。
- 派手なソフトウェアアプリケーションは避けてください。 そこにいくつかの非常におしゃれな予定設定ソフトウェアがありますが、通常とは異なるものを使用しないようにしてください。この規則の例外は、パーティーまたは非常に大規模な会議です。一般に、これらのアプリケーションの使用には、価値があるよりも時間がかかります。新しいユーザーには学習曲線があり、応答するためにサイトにアクセスする必要がある場合、電子メールへの返信に2倍の時間がかかる可能性があります。ただし、大勢の人を調整しようとしている場合は、アプリケーションを使用すると、大量のメールを送信するのではなく、中央の場所を提供できます。
- 本当に会議が必要なことを確認してください。 承認のためにドキュメントを渡すなどの簡単なことのために、たくさんの予定が設定されています。そのドキュメントが会議中に完全に検討されるほど短い場合を除いて、ドキュメントをドロップして後で戻って質問に回答し、承認プロセスを処理する方が価値がある場合があります。実際に予定を設定する前に、問題をより迅速に処理できるかどうかを検討してください。
- 移動時間を最小限に抑えます。 私たちのカレンダーで予定が非常に多くの時間を浪費する理由の1つは、旅行の必要性です。私たちは、クライアントのオフィス、コーヒーショップ、または私たちが会う場所ならどこにでも行かなければなりません。自分の場所で会うか、途中で会うか、直接会うことを完全にスキップすることを提案することで、そのコミットメントを最小限に抑えることができます。電話やビデオ会議などのオプションは、多くの場合、町を横切って運転する予定だったその予定のすべての要件を処理できます。
- 準備と報告の両方の時間をスケジュールします。 予約を設定するときは、その準備のために何をする必要があるかを考えてください。レポートを確認し、プレゼンテーションを準備するか、シャツにアイロンをかけます。実際の予約の前に、これらの各アクティビティの時間をスケジュールします。直前の詳細については、予約の直前に15分の準備セッションをスケジュールすることも価値があります。その後も同じことが言えます。会議後に処理する特定のフォローアップタスクがある場合があります。予約の少なくとも数分後にスケジュールを設定することで、メモが完全であることを確認する時間が確保され、さらに何らかのアクションが少なくともカレンダーに反映されます（それができない場合）。
- 個人とビジネスの予定を分けます。 私たちの多くは、不在の予定をすべて1日にロードしようとします。 1つだけ遅れるとどうなるかという問題を無視すると、クライアントに提供したばかりのプレゼンテーションと、医師があなたに提供するのを待っているショットとの間でギアを切り替えようとする問題があります。そのような精神的な切り替えは、後の予定を処理するのを難しくするだけです。個人的な予定とビジネス上の予定を異なる日にスケジュールするようにしてください。
- アポイントメントスケジューラを最新の状態に保ちます。 予定を立てるのがあなただけではない場合は、他の人を常に把握しておくことが重要です。そうでなければ、あなたの大切な人は、あなたが主要なプロジェクトを終えると同時に、家族の夕食であなたを期待しているかもしれません。そのため、Googleカレンダーなどの共有カレンダーが好きですが、独自のシステムに依存している場合は、ほぼすべての種類のカレンダーを共有する方法があります。アポイントメントスケジューラには、マネージャー、大切な人、管理アシスタント（あなたまたは部門）、および他の多くの人々を含めることができます。
- 招待者を制限します。 進捗レポートのために会社全体が出席する必要はないかもしれません。代わりに、実際に誰があなたの予定に参加する必要があるかを決定します—人々が取り残されていると感じた場合は、後でいつでも大量の電子メールを送信できます。私は以前、設定したすべての予定で高額のアップを持ち込まなかった場合に、高額のアップが取り残されたと感じる状況にありました。最善の策は、会議を彼らの時間の貴重な使用ではない何かとして提示することであるように思われます。
- すべて確認してください！ 会議がいつどこで行われるか、議題が何をカバーするか、そしてそこに行く方法さえも確認します。本当に必要なのは、アポイントメントの概要を説明するアポイントメントの1〜2日前の簡単な電子メールであり、すべてが正しければ、簡単な「はい」と答えてください。
