職場での重い作業負荷を効果的に管理する方法
忙しいのですが、仕事が山積みになって終わらないように見えることもあります。ワークロードが非常に重いため、開始することすら怖く感じるかもしれません。
一部または多すぎるプロジェクトに「はい」と答えたかもしれませんが、今では提供できないのではないかと心配しています。そのときは、一歩下がって深呼吸をし、何が機能していて何が機能していないかを調べ始める必要があります。
ここにあなたがあなたの圧倒的な仕事量の下から抜け出すために使うことができる13の戦略があります。
1.すべてを行うことはできないことを認める
私たちの多くは、実際よりも多くのことができると考える傾向があります。私たちは、仕事で過度のストレスを生み出し、それが私たちの能力に悪影響を与えるまで、ますます多くのプロジェクトと責任を引き受けます。
現実的で効果的な進歩を遂げるには、「これは機能していません」と言う勇気と機知の両方が必要です。すべてを行うことはできないことを認め、より良い解決策を探してください。
あなたの人生のどの時点でも、計画通りに進んでいないことがたくさんあるでしょう。あなたは、個人的にも職業的にも、自分自身や周りの人たちに、自分にとってうまくいかないことについて正直になりたいと思っている必要があります。
何が機能していて何が機能していないかについて真実を伝える能力を行使すればするほど、進歩は速くなります。
2.独自の強みに焦点を当てる
あなたが起業家、リーダー、またはチームの一員として働いているかどうかにかかわらず、すべての個人は彼らがテーブルにもたらすことができるユニークな強みを持っています。
課題は、多くの人が単にあまり得意ではないことをしてしまうことです。
目標を達成したり、プロジェクトを遂行したりするために、人々は自分ですべてを行うか、独自の強みを発揮できないことを引き受けることになります。これは、欲求不満、圧倒、そしてあなたが乗り越えることができない重い作業負荷をもたらす可能性があります。
それはしばしば約ではありません どうやって このプロジェクトをより効果的に完了するために、しかし WHO このプロジェクトの実施を支援できます。あなたの仕事とあなたが着手するプロジェクトに最大の価値をもたらす方法を考えてください。
3.チームメンバーの強みを活用する
ワークロードを効果的に管理する最も簡単な方法の1つは、時間を解放して、各プロジェクトに最高レベルのエネルギー、集中力、および強みをもたらすことです。広告
委任 またはより良いチームワークが解決策です。
誰もが独自の強みを持っています。プロジェクトを効果的に完了できるようにするには、単独で作業するのではなく、チームワークを考えることが不可欠です。独自の強みを発揮できないタスクやプロジェクトを提供するたびに、より才能のあることを行う機会が開かれます。これはあなた自身とあなたの周りの人々の両方に力を与えるでしょう。
自分ですべての責任を引き受けるのではなく、可能な限り最高の結果をもたらすために誰と協力できるかを検討してください。
4.計画に時間をかける
木を切り倒すのに6時間かかります。最初の4時間は、斧を研ぎます。 -アブラハムリンカーン
1時間の効果的な計画により、時間を節約できます。急いでプロジェクトを開始するのではなく、時間をかけてすべてを計画します。
プロジェクトの目的、期限、望ましい結果、KPI、および考えられる課題について時間をかけて考えることができます。
プロジェクト、プロジェクトの成果物、および必要な結果を完全に明確にすることで、時間を大幅に節約できます。それはまたあなたを得る 優先順位を明確にする とタイムライン、あなたはあなたがするために必要な時間をブロックすることができます 集中して集中する あなたの重い作業負荷に。
のようなプランナーを自分で取得する フルライフプランナー 事前に計画を立て、日常生活をより良く整理するのに役立ちます。ここでプランナーをチェックして、プロジェクトとタスクを効果的に計画し始めてください。
5.優先順位に焦点を合わせる
すべてが優先されるわけではありませんが、すべてが非常に時間がかかる瞬間であると感じることがよくあります。
生産性を最大化し、最大の優先事項に焦点を合わせるために使用できるツールの1つは、アイゼンハワーマトリックスです。最も重要なことに行動を起こすためのこの戦略的ツールは単純です。次の4つの可能性に基づいてアクションを分離します。
- 緊急かつ重要（すぐに実行するタスク）。
- 重要ですが、緊急ではありません（後で実行するようにスケジュールするタスク）。
- 緊急ですが、重要ではありません（他の人に委任するタスク）。
- 緊急でも重要でもありません（あなたが排除するタスク）。
ジェームズクリア[1]アイゼンハワーマトリックスの使用方法に関する優れた説明があります：アイゼンハワーボックスを使用して生産性を高める方法
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6.タイムアウトを取る
重い作業負荷を把握するには、休息と回復のために時間を割くことが重要です。重い作業負荷は、ストレスや圧倒された気分につながる可能性があるためです。
あなたのエネルギーレベルが高く、あなたの心と体がリフレッシュされて警戒しているなら、あなたは重い仕事量を処理するためにもっとピーク状態にあります。散歩に出かけたり、運動をしたりするために、一日の時間を取ってください。できるだけ早く出発し、あなたにたくさんのエネルギーを与える人々と一緒に時間を過ごしてください。
バックグラウンドでは、心を研ぎ澄ますために、ぐっすりと眠り、健康的な食事をすることが不可欠です。
ダウンタイムのスケジューリングの重要性については、この記事をご覧ください。
7.健康的なワークライフバランスを維持する
健康的なワークライフバランスを維持することは難しい場合があります。特に重いワークロードを処理している場合、私たち全員が切望するバランスは互いに大きく異なります。
ワークライフバランスとは、オフィスであろうと自宅であろうと、どこにいても、自分の中に平和が完全に存在することを見つけることです。それは、最も重要なものを選択し、あなた自身のバランスの取れた生活を作り出すことです。
あなたが十分なバランスがないと感じたら、それはする時間かもしれません 変える 。
8.マルチタスクを停止します
マルチタスクは神話です なぜなら、一度に複数のことを行うことによって脳が効果的に機能することはできないからです。少なくとも、集中的な注意が必要なことは複数あります。
優先順位のリストを取得し、最初に最も重要なことを実行してから、次の項目に移動してリストを下に移動します。
ブロックされた時間を割り当て、特定の活動やコミットメントに確固たる境界を作成すれば、やらなければならないことすべてに圧倒されたり、過労になったりすることはありません。
9.時間のブロックで作業する
最高の結果を生み出すためにエネルギーを維持するには、定期的に休憩を取ることが不可欠です。広告
私は自分で60-60-30の方法を使用し、コーチングのクライアントに教えています。プロジェクトに50分間継続して取り組み、その後10分間休憩します。これは、散歩をしたり、健康的なおやつを食べたり、誰かと会話したりすることかもしれません。
その後、さらに50分間プロジェクトに取り組み、その後さらに10分間休憩します。
最後に、30分間の休憩を取り、作業からプラグを抜きます。これは、適切な昼食、ちょっとした運動、読書、または散歩の時間かもしれません。
少し時間をとるだけで、エネルギーレベルが上がり、仕事の質が向上し、燃え尽きるリスクが減ります。
10.気を散らすものを取り除く
作業負荷が大きい平均的な就業時間中に気が散る回数を見積もります。さて、その数を取り、25を掛けます。中断された作業のコストに関する彼女の研究のGloria Markによると、中断後に元のタスクに戻るのに平均23分15秒かかります。[二]
私たちの調査によると、注意をそらすとストレスが高まり、気分が悪くなり、生産性が低下する可能性があります。
気晴らしは、気晴らしの間に時間を費やすだけではありません。彼らはあなたの精神的な進歩を狂わせ、ほぼ25分間集中することができます。したがって、1日に5回気が散ると、毎日ほぼ2時間の生産的な作業が失われ、毎週ほぼ10時間が失われる可能性があります。
では、気晴らしに囲まれているときに集中力を維持するにはどうすればよいでしょうか。 Lifehackの無料で調べてください ファストトラッククラス–気晴らしを克服する 。これは、集中力のある筋肉を鍛え、気を散らすものを扱うようにガイドする集中セッションです。今すぐ無料セッションに参加してください！
11.焦点を絞った時間をより小さなタスクにコミットする
これらのタスクに単純に取り組み、アクションを実行する必要がある場合もありますが、常にもっと差し迫ったことがあります。
小さなタスクは、多くの場合、最も重要なプロジェクトの邪魔になる可能性があります。彼らはあなたの毎日のやることリストに載っていますが、より重要な優先事項のため、またはあなたに興味がないために忘れられることがよくあります。しかし、彼らは精神的なエネルギーを吸収し、あなたの心を乱雑にします。
あなたがやることリストにあるすべての小さなタスクを完了するために特定の期間を費やすことを約束します。それはあなたに安心とあなたのより大きな優先事項にもっと集中するためのスペースを与えるでしょう。
12.時間監査を受ける
あなたはあなたの時間が毎日どこに向かっているのかを正確に知っていますか？重いワークロードがあるときに、より大きな機会を犠牲にして、特定のプロジェクトやタスクに時間をかけすぎていませんか？広告
より良い時間管理のためにあなたがあなたの時間を費やしている場所を分析するのに少し時間を費やしてください。この洞察はあなたを驚かせ、あなたがあなたの時間をどこに集中させ、どのプロジェクトに集中するかを調整し始めるための明確さをあなたに与えるでしょう。
あなたは一枚の紙を取り、3つの列を作成することから始めることができます：
列Aは優先作業です。列Bは良い仕事です。列Cは価値の低い仕事などです。
毎日、プロジェクトまたはタスクとそれぞれに費やした時間を書き留めます。その時間を列の1つに割り当てます。週の終わりに、各列で費やされた合計時間を記録します。
特定の種類の作業に多くの時間を費やしている場合は、B列とC列に集中するように変更を検討してください。
13.自信を守る
圧倒されたり、ストレスを感じたり、信念を失ったりしないように、自信を守ることが不可欠です。
日々のリソースとして自信を持っているときは、問題を解決し、より早く学び、何にでも対応し、何にでも適応し、最大の機会を達成するためのより良い立場にいます。
自信は、恐怖を集中的でリラックスした思考、コミュニケーション、行動に変える能力を与えてくれます。これは、重いワークロードに取り組むためにあなたの心を生産的な状態にするための鍵です。
最後の言葉
重いワークロードは対処が難しく、ストレス、燃え尽き症候群、継続的な欲求不満を引き起こす可能性があります。
重要なのは、それを長期的な効果に複合させるのではなく、正面から取り組むことです。うまくいけば、これらのヒントの少なくとも1つで行動を起こすことができます。
それが多すぎてあなたの心身の健康に悪影響を与えるようになった場合は、誰かと話す時期かもしれません。一人で対処し、不幸で憤慨し、単に対処できないところまで到達するのではなく、自分の正気を変える必要があります。
重いワークロードへの対処の詳細
注目の写真クレジット： unsplash.com経由のHannahWei 広告
参照
| [1] | ^ | ジェームズ・クリア： アイゼンハワーボックスを使用して生産性を高め、時間の浪費をなくす方法 |
| [二] | ^ | グロリアマーク： 中断された作業のコスト：スピードとストレスの増加 |
