Hoe om spanvergaderings op die produktiefste manier te lei

Hoe om spanvergaderings op die produktiefste manier te lei

Gedurende 'n besige week is die laaste ding wat 'n leier of bestuurder wil hê, 'n vermorste uur of twee in 'n onproduktiewe vergadering.

As ek u sou vra wat die doeltreffendste manier is om ondoeltreffend te wees, is ek seker dat baie van u slegte vergaderings sou sê.



Vergaderings vandag verg meer werkure as ooit tevore. Vandag bring leiers ongeveer die helfte van hul week in vergaderings deur.[1]Volgens navorsing van TED 'n derde van die tyd word vermors op sinnelose, sleg bestuurde vergaderings .

In 'n opname van Clarizen is gerapporteer dat werkers statusvergaderings as tydmors beskou en dat byna 50% van die respondente eerder na die DMV wil gaan of verf moet sien droog word.[2]



In 'n artikel vir Harvard Business Review,[3]drie konsultante van Bain rapporteer die resultate van 'n oefening waarin hulle die Outlook-skedules van die werknemers van 'n naamlose groot maatskappy ontleed - en tot die gevolgtrekking gekom het een weeklikse uitvoerende vergadering het 300 000 uur per jaar in beslag geneem.

En die totaal, skryf die skrywers, sluit nie die werkstyd in wat vir voorbereiding vir vergaderings bestee word nie.



Hoeveel vergaderings het u bygewoon waar daar geen duidelike agenda of doel was nie?

Hoeveel van u het al vergaderings gesit wat van onderwerp tot onderwerp gespring het sonder om 'n duidelike aksieplan aan die einde van die vergadering te hê?

As u vergaderings meer verward het as toe u daar aangekom het, moet u u hand opsteek.



Vergaderings hoef nie iets te wees wat ons vrees en verduur nie. Hulle hoef nie iets te wees waarin ons in en uit dryf nie.

Ons moet maniere vind waarop vergaderings meer intensioneel, energiek en produktiewer kan wees, wat werklike, tasbare resultate lewer.

Hoe kan u dus spanvergaderings meer produktief lei?

Hier is tien maniere waarop leiers en bestuurders spanvergaderings kan begin lei wat produktief en effektief en voordelig is vir almal wat betrokke is:Advertensies

1. Stel elke vergadering op 'n positiewe manier in

Om almal in die kamer in 'n positiewe ingesteldheid te kry en energiek te wees vir die vergadering, is dit 'n goeie beginpunt om almal in die kamer te kry om iets te deel waaroor hulle vordering gemaak het of waaroor hulle opgewonde is.

hoe om geld vryskut te maak

Dit gee onmiddellik die toon en rigting van die hele vergadering.

In plaas daarvan dat mense negatief ingestel is om die vergadering by te woon, kom hulle uit 'n plek van positiwiteit, bydrae en positiwiteit.

2. Hou 'n duidelike leier in die kamer

Wat ook al die doel van die vergadering is, iemand in die kamer moet die leiding neem en lei.

Hierdie persoon sal die agenda vir die vergadering opstel, sorg dat dit nie van onderwerp af gaan nie en sal verseker dat die vergadering binne 'n ooreengekome tydsbestek bly.

Hulle sal dikwels verslag doen oor vordering, duidelikheid gee oor wat na die vergadering moet gebeur, en dat mense in die vergadering toegewyd is aan toekomstige aksiestappe.

As niemand beheer neem nie, kan mense met die grootste persoonlikhede of grootste menings oorheers en keer dat stiller persoonlikhede bydra.

3. Het die regte mense in die kamer

Dink terug aan die laaste groot vergadering waarin u was ... Was die vergadering vol mense wat die getalle opmaak of was dit vol mense wat bydraes gelewer het en insette gelewer het?

Ek raai dit was laasgenoemde.

Neem 'n tyd om te besin oor wie daarby betrokke sal wees om 'n baie produktiewe vergadering te lei.

U wil mense in die kamer hê wat waarde toevoeg, aktiewe bydraers het, agtergrondkennis het, besluitnemers is, wat optree en wat direk deur die uitslag van die vergadering geraak sal word.

Wees versigtig om die kamer te vul, tensy u dit absoluut hoef te doen, met mense wie se motivering om daar te wees, óf status het óf die vrees om iets mis te loop.

Fokus daarop om mense in die vergaderlokaal te kry wat 'n produktiewe bydrae sal lewer, en nie passiewe omstanders nie.Advertensies

As u die outonomie het om u vergaderings te reël soos u wil, fokus daarop om dit te doen sodat dit die produktiefste resultate lewer.

4. Gebruik mense se unieke sterk punte in verskillende vergaderings

Nie almal in u onderneming of span is die regte pas vir elke vergadering nie.

'N Goeie wenk om produktiewe vergaderings te skep, is om duidelik te raak oor watter vergaderings spanlede moet en nie deel moet uitmaak nie.

Moenie daaraan dink om net die kamer vol te maak nie, wees selektief om mense uit te nooi wat u weet die grootste bydrae sal lewer.

Ons het almal verskillende sterk punte. Sommige van u spanlede sal wonderlik wees in dinkskrumbyeenkomste, terwyl ander stres kan raak as hulle daaraan dink.

Dieselfde geld vir proses- en statusvergaderings.

As dit gaan om die grootste impak van die vergadering, is dit belangrik om te oorweeg watter energie u in die kamer wil hê en wie die regte waarde vir 'n vergadering kan bring.

As u duidelikheid daaroor het, verseker die regte mense in die kamer.

Gedurende my sakeloopbaan het ek 'n dinkskrum, strategie en statusvergaderings gelei. Ek het geweet dat verskillende lede van die span verskillende vaardighede na spesifieke vergaderings sou bring.

Een van my senior direkteure was meer strategies as kreatief, dus sou ek seker maak dat sy nommer een op my spanblad was vir die strategievergaderings. Maar ek het haar buite die dinkskrums gehou, ten gunste van ander spanlede.

'N Ander spanlid was 'n uitstekende strategiese beplanner, en ek sou verseker dat sy in 'n dinkskrum en strategievergaderings sit. Tydens die dinkskrumbyeenkomste was dit belangrik om na te dink oor die plan en aksiestappe wat nodig is om kreatiewe idees uit te voer.

Die leiding van produktiewe vergaderings gaan dikwels oor die dirigent van 'n groot orkes. As u nie die regte aanvullende instrumente en kunstenaars in die kamer het nie, saamwerk en in harmonie werk, kan die resultaat 'n groot gemors wees. Maar as u die regte kunstenaars bymekaarbring, kan die resultate magies en inspirerend wees.

5. Beëindig vergaderings met duidelike aksiestappe en verantwoordelikhede

Dink terug aan die laaste vergadering waarin u was, die kans is groot dat daar baie goeie gesprekke, waardevolle insette en insigte was.Advertensies

Maar wat het aan die einde van die vergadering gebeur? Het u almal afsonderlik geloop, of was daar duidelike optrede en verantwoordelikhede ingestel?

Dit is die moeite werd om aan die einde van elke vergadering tyd opsy te sit sodat almal hul grootste insig kan deel.

Dit versterk bydrae en samewerking en verseker dat almal wegkom van die vergadering met 'n duidelike perspektief op die waarde van die vergadering.

Om dit verder te versterk, is dit die verantwoordelikheid van die leier van die vergadering om die aksiestappe, persoonlike verantwoordelikhede en tydsraamwerke vir die aksie oor die sleutelelemente van die vergadering duidelik uiteen te sit.

6. Skep 'n duidelike doel vir die vergadering

Om op die regte spoor te bly, is een van die moeilikste uitdagings om 'n effektiewe, produktiewe vergadering te bestuur. Die rede hiervoor is dat baie vergaderings aangebied word sonder 'n duidelike doel, of selfs 'n agenda.

Sommige vergaderings gebeur bloot omdat iemand dalk besluit het dat u weekliks 'n statusvergadering gaan hou.

As u so vergader, sonder 'n duidelike begrip van waaroor die vergadering spesifiek gaan, wat die agenda is of wat die prioriteite van die vergadering is, kan u die gevoel hê dat u tyd mors.

As u duidelik weet wat die doel van die vergadering is, sal u meer betrokke wees, weet wat u vooraf moet voorberei en weet wat die gewenste uitkomste van die vergadering is.

7. Hou die vergadering staande

In 'n artikel in die Journal of Applied Psychology, het die outeurs bevind dat vergaderings vir sit af 34% langer geneem het as om op te staan.[4]

As u agterkom dat u sitvergaderings nie so produktief is as wat u dit wil hê nie, verander dit dan en laat alle deelnemers staan.

8. Maak vergaderings korter

As u 'n duidelike doel en agenda vir die vergadering het, moet u weet hoe lank die vergadering moet duur.

Baie vergaderings wat ek in die verlede ervaar het, het 'n kalenderuitnodiging vir 45 minute of 60 minute. Sommige vergaderings is eintlik vroeër afgehandel, maar omdat die tydsbestek vir 'n bepaalde tyd vasgestel is, het die vergadering sonder werklike rede aangehou.

dinge om enkel en verveeld te doen

Begin vergaderings met 'n korter tydsperiode stel, dit wil sê 30 minute of 40 minute, en kyk of die vergaderings produktiewer en effektiewer word.Advertensies

Ons aandagspan en energievlakke kan begin daal hoe langer die vergadering duur.

9. Begin en eindig betyds

Niemand wil laat wag dat die vergaderings begin nie, en moet herskeduleer as vergaderings oorskry word.

As u vergaderings hou wat betyds begin en betyds eindig, weet die deelnemers wat hulle kan verwag en weet om betyds op te daag.

As spanlede verkies om nie betyds te arriveer nie, kan dit verstandig wees om 'n afsonderlike vergadering met die persoon te hou om duidelik te maak dat u verwag dat hulle betyds sal arriveer.

10. Verander die omgewing

As u agterkom dat vergaderings traag aan die gang is of verouderd raak, is dit dalk tyd om u omgewing te verander.

Ek het van my produktiefste vergaderings gehad deur bloot die kantoor te verlaat en na 'n inspirerende lokaal te gaan, of 'n vergadering of twee in 'n plaaslike park te hou.

Die slotsom

Vergaderings gaan nie verby nie. Dit is 'n onvermydelike en noodsaaklike deel van die korporatiewe en sakelewe.

Maar om te verseker dat dit nie net tydmors is nie en 'n effektiewe manier is om saam te werk en te werk om belangrike doelwitte en projekte te bereik en te bereik, moet ons die vergaderings opstel sodat dit die moeite werd, produktief is en tasbare resultate lewer.

Ons moet leer hoe om spanvergaderings produktief en effektief te lei.

As u optree oor die wenke en strategieë wat ek uiteengesit het oor hoe om spanvergaderings op die mees produktiewe manier te lei, sal u sorg dat u die sterk punte en geestelike energie van almal in die kamer maksimaal benut.

U vergaderings sal nie meer iets wees wat u en u span vrees of probeer vermy nie. In plaas daarvan sal die vergaderings 'n manier word om weer kontak te maak, kreatief te wees, besluit oor strategie, ondersteuning te kry, vordering te vier en produktiewe momentum te genereer.

Meer bronne oor produktiwiteit op die werkplek

Voorgestelde fotokrediet: Veldtog-skeppers via unsplash.com

Verwysing

[1] ^ TED: Die ekonomiese impak van slegte vergaderings
[2] ^ Clarizen-opname: Werkers beskou statusvergaderings as tydmors met produktiwiteit
[3] ^ Harvard Business Review: Hierdie weeklikse vergadering het 300 000 uur per jaar in beslag geneem
[4] ^ Tydskrif vir Toegepaste Sielkunde: Die uitwerking van opstaan- en sitformaat vir vergaderings op die uitkomste van die vergadering