委任とは何ですか?それはチーム管理をどのように強化しますか?
委任する能力は、成功したリーダーの特徴の1つです。委任は最高の1つです 管理ツール 従業員の士気、仕事の満足度、チームメンバーとマネージャー間の信頼、そして会社の収益を向上させるため。また、時間管理にも役立ちます。
効果的な委任テクニックが教えられることはめったにありませんが、良いニュースは、委任は他の習得可能なスキルと同じです。
目次
委任とは何ですか?
委任は、別の人のために行動する権限を与える行為として定義できます。[1]この授けられた力により、人、通常は部下は、特定の活動を実行することができます(通常はマネージャーまたはスーパーバイザーによって与えられます)。委任は、組織の効率を高めるために設計された管理ツールです。[二]これにより、組織の目標をタスクに分割し、職務に最も適したチームメンバーに割り当てることができます。そうは言っても、ほとんどの起業家や経営者は委任が苦手なことで有名です。しかし、なぜ?
前に述べたように、ほとんどの組織はマネージャーに委任する方法を教えていません。ただし、マネージャーが委任することを躊躇する理由は他にもいくつかあります。
彼らは誰も彼らができるほど仕事をすることができないと信じています
彼らの責任は従業員を監督することであるため、マネージャーは委任する必要があります。彼らは自分たちですべての仕事をすることはできませんし、すべきではありません。リーダーの仕事は、目標を達成するためにチームメンバーを導き、動機付け、監督することです。
彼らは誰かを訓練するのに時間がかかりすぎると思っています
チームメンバーの指導と動機付けの一部には、トレーニングが含まれます。はい、新しいタスクについて従業員をトレーニングするには余分な時間がかかりますが、それを投資と考える必要があります。誰かがタスクを実行するようにトレーニングするのに1日1時間余分にかかり、そのトレーニングが1週間続くと想像してください。これは、タスクの実行に5時間余分に費やされた時間です。ただし、従業員がタスクを実行してから最初の5日が経過すると、週に5時間解放され、他の問題に専念できるようになります。
従業員のモチベーションに対する信頼の欠如があります
マネージャーの仕事のもう1つの部分は、将来のリーダーを特定し、彼らの長所と短所を発見するために、従業員の能力を開発することです。委任がなければ、従業員のモチベーションのレベルを知ることはできません。
彼らは自分たちを不可欠なものにしたいと思っています
自分が不可欠になることを心配しているのなら、そうすべきではありません。君は です 欠かせない。優れたマネージャーやリーダーは、手に入れるのが難しいことで有名であり、組織にとって当然不可欠です。あなたが指導的立場にあり、自分の仕事について心配している場合は、より良い指導者になる方法を学びましょう。
彼らは自分たちで仕事をすることを楽しんでいます
多くの人が自分で仕事をすることを楽しんでいますが、彼らは創造的なプロセス、または結果を制御してそれを信用できるという考えが好きです。それはマネージャーの仕事ではありません。
あなたは、コントロールをあきらめ、他の人々が物事を行うための異なる(そして時にはより良い)方法を持っていることを受け入れ、ファシリテーターまたは監督としてのあなたの役割を受け入れる必要があります。広告
彼らは過負荷のスタッフにより多くの仕事を与えることについて気分が悪い
あなたのスタッフが過負荷または過労であると感じることは、マネージャーにとってかなり一般的です。そのため、チームメンバーにもっとやることを与えることは、あなたが彼らにもっと多くの仕事を投げかけているように感じることができます。ただし、正しく実行すると(詳細は後で説明します)、委任によってモチベーションと仕事の満足度を高めることができます。
委任とは何かという質問に答えたので、質問の2番目の部分に移りましょう。
委任はチーム管理をどのように強化しますか?
効果的な委任は、あなたが持つことができる最も重要な管理スキルの1つです。適切な委任のメリットは、生産性の向上よりも深くなります。この効果は次の場所で確認できます。
マネージャーと従業員の間のより大きな信頼
あなたが従業員に仕事をする権限と自律性を与えるとき、あなたはそれを成し遂げるために彼らを信頼していることを意味します。それはまた、彼らがその仕事を処理するのに十分な能力があるとあなたが思うと言っています。この信頼と自信の表れは、上司と部下の間に絆を築きます。
仕事の満足度の向上
チームメンバーにタスクや割り当てを委任することで、チームメンバーは自分の仕事に所有権と誇りを持てるようになります。誰もができる仕事をして、機械の歯車と考えられたくはありません。彼らに仕事を成し遂げるための責任と権限を与えることは、彼らが彼らの仕事に誇りを持つのを助けることに大いに役立つでしょう。
モチベーションの向上
タスクを適切な従業員に委任することにより、彼らは結果の所有権を取得することができます。これが彼らの輝きのチャンスです。誰もが上司からの褒め言葉を望んでおり、彼らが思いついた結果が自分自身の反映として評価されることを知っていることは大きなモチベーションです。
他の重要な活動のためのより多くの時間
船長のように、リーダーは状態を評価し、コースを計画し、船を操縦します。男が倒れると飛び込むかもしれませんが、彼らの主な仕事は全体像を心配することです。乗組員にパドリングについて心配させてください、そしてあなたは彼らが正しい方向に進んでいることを確認するだけです。
このようにして、より重要な活動に参加するための時間を解放することができます。
チームメンバーの新しいスキルの開発
マネージャーの仕事の一部は、従業員が学び成長するのを助けることです。従業員が完璧になり、スキルセットを追加するにつれて、会社および業界全体にとってより価値のあるものになります。これは彼らのキャリア開発の一部です。また、チームの柔軟性も大幅に向上します。
優れた評価ツール
マネージャーとしてのあなたの仕事の一部は、トップパフォーマーと昇進に値する人を特定することです。また、昇進したときに誰があなたに取って代わるべきかについても考える必要があります。責任を従業員に委任することで、誰が雄牛を角で捕まえ、誰が最低限のことをしているのかを知ることができます。広告
まとめると、委任のプラスの効果は、組織の効率、生産性、および収益性に相乗効果をもたらす可能性があります。
適切に委任する方法
委任とは何かとその利点について説明しましたが、どのようにして効果的な委任者になり、説明した利点を享受できますか?ここに、始めるのに役立ついくつかの効果的な委任テクニックがあります。
1.結果から開始し、後方に移動します
従業員に新しい責任を委任するときは、結果がどのようになるかを説明することから始めます。例:Xを担当させます。Xの目的は、2週間以内に100ドル未満でABCをDEFに変換することです。これは、彼らがどのようにそれを達成しなければならないかを彼らに言わずに目標を設定する方法です。
2.従業員に自律性を与える
これはマネージャーにとって難しい場合がありますが、一歩下がって、問題を解決するためのさまざまな方法があることを認識しておく必要があります。彼らにそれをする彼ら自身の方法を理解させることによって、彼らは学び、そしてしばしばより良い結果があるでしょう。
3.あなたが求めることをする権限を彼らに与える
これは非常に重要です!タスクを完了するために必要な権限を与えずにタスクの責任を委任することは、実際には従業員により多くの作業をダンプすることです。モチベーションと仕事の満足度を高める代わりに、恨みと怒りを生み出します。
4.性格とスキルセットを一致させる
内向的に会議を運営するタスクを与えないでください。同様に、外向性の人に会計を任せないでください。あなたはあなたの従業員が誰であるか、そして彼らがどんなスキルを持っているかについての良い考えを持っているべきです。適切なタスクを適切な人に委任します。
5.適切なリソースがあることを確認します
あなたが委任する人々が仕事を成し遂げるために十分な時間、お金、訓練、物資、作業スペースを持ち、他の人から助けられることを確認してください。そうでなければ、失敗は彼らにありません、それはあなたにあります。
6.監督し、細かく管理しないでください
これを行う最良の方法は、定期的なチェックインでタイムラインを確立することです。これにより、前進するプロジェクトに対して責任を負いながら、従業員の自律性が可能になります。また、従業員は定期的にスケジュールされた間隔で質問をしたり、入力を受け取ったりすることができます。
7.やる気を起こさせる環境を作成します
最も成功した代表者は、チアリーダーまたはコーチになる時期と、いつステップインまたはステップバックするかを知っている代表者です。彼らはまたそこにいます 成功を祝う 。
8.間違いに寛容であること
リスクを冒さずにイノベーションを起こすことはできません。また、間違いを犯さずにリスクを冒すことはできません。寛容になり、恐れることとしてではなく、学習ツールとして間違いを使用してください。広告
これまで、委任の内容、理由、方法について説明してきましたが、どのタスクを委任するかをどのように決定するのでしょうか。
委任すべきものとすべきでないものを知る
このテーマについてはいくつかの異なる考えがあります。1つの見方は、ある時点で、委任できるものはすべてあるべきです。まれな例外を除いて。
何を委任する必要があるか
6つのTを使用して監査を実施し、オフロードするのに最も意味のあるタスクを決定します。[3]
1.小さな
これらは非常に小さいため、取り組むのに取るに足らないように見えますが、合計されます。それらは決して重要でも緊急でもありません、そしてそれらがほんの数分しかかからないとしても、それらはあなたをより戦略的な仕事の流れから連れ出すことになります。たとえば、会議やイベントへの登録、カレンダーへの追加、ホテルとフライトの予約などです。これらはそれぞれ、それほど時間はかからないかもしれませんが、まとめるとすべて合計されます。
2.面倒
比較的単純なタスクは、おそらくあなたの時間を最大限に活用することではありません。非常に単純なタスクは、あなた以外の誰でも処理できます(そして処理する必要があります)。
たとえば、100項目のリストをスプレッドシートに手動で入力して色分けしたり、プレゼンテーションデッキのKPIを更新したりすることは、すべて簡単な作業であり、引き継ぐことができます。
3.時間の消費
これらは、重要で多少複雑な場合もありますが、時間がかかり、最初の80%の調査を行う必要がないタスクです。タスクが80%完了したら、簡単にステップインして、次のステップで承認、監視、および/または指示を与えることができます。
4.教えられる
これらのタスクは、最初は複雑に見えますが、システムに変換して渡すことができ、品質チェックと最終承認を提供します。
たとえば、直属の部下の1人に、毎月の全員参加の会議のプレゼンテーションデッキのドラフトを作成する方法や、それらの更新をチームに配信する方法を教えることは、自分の時間を解放するための良い方法です。
5.ひどいで
装備されていないと感じる領域に分類されるタスクは、通常、その領域に長所を持つ人に渡される必要があります。たとえば、チーム会議用にこれらのPowerPointスライドのビジュアルデザインを整理する方法がわからない場合は、チームの誰かが参加できる可能性があります。広告
6.時間に敏感
これらは時間に敏感ですが、他の優先順位と競合するタスクです。それらすべてを一度に実行するのに十分な時間はないため、他のプロジェクトベースの期限と並行して実行できる重要で時間に敏感なタスクを委任します。
たとえば、フライト後にiPadを飛行機に置いたままにして、空港に完全に行方不明になり、毎日カスタマーサービスに電話して深淵を見つけられる前にiPadを回復する作業は、時間がかかり、部下に委任することができます。
委任すべきではないもの
上記とは対照的に、委任してはならず、常にマネージャーの責任として残しておくべきタスクがいくつかあります。これらのいくつかは次のとおりです。
会社のビジョンとミッションステートメント
これらは会社の評判に重要な役割を果たしており、可能な限り真剣に受け止められるべきです。したがって、 これらを作成する 常にマネージャーまたは他の会社のリーダーと嘘をつく必要があります。
採用決定
あまりにも多くのマネージャーが、採用決定を外部の代理店に頼っています。スキルセットは重要ですが、従業員が企業文化にどのように適合するかを評価することも同様に重要であり、これは対面で行うのが最善です。
オンボーディング従業員
マネージャーは、新入社員を歓迎していると感じさせるために積極的な役割を果たすことが重要です。それらは常に利用可能であり、新入社員がアクセスできる必要があります。
規律
懲戒義務を管理アシスタントまたはHRに転嫁することは、多くの場合、管理スキルが低いことを示しています。管理者は一般的に、これを自分で処理することで従業員からより多くの尊敬を得ることができます。
パフォーマンス・レビュー
従業員に独自のレビューを行わせ、サインオフするだけでは、関係者全員にとって不利益になります。管理者は、このプロセスを最大限に活用するために、このプロセスに個人的に関与する必要があります。
結論
一見すると、委任はその価値よりも厄介に思えるかもしれません。しかし、適切に行われた場合、作業の範囲、幅、および品質は、不便を補う以上のものを生み出しました。
他の人が意味のあるやりがいのある割り当てに取り組んでいる間、最も優先度の高いタスクにのみ集中できるようにワークロードを調整すると、何が起こるかに驚かれることでしょう。広告
ここで説明したプラクティスを実装することで、適切なプロジェクトを適切な人々に適切な方法で委任できるようになります。これが成功の秘訣です。
タスクの委任に関するその他のヒント
- タスクを効果的に委任する方法(ステップバイステップガイド)
- 作業の委任:何を委任し、何を委任しないか?
- リーダーシップを委任することの重要性(および適切に委任する方法)
注目の写真クレジット: unsplash.com経由のCoWomen
参照
[1] | ^ | メリアム・ウェブスター辞書: 委任 |
[二] | ^ | ハーバードビジネスレビュー: 従業員に権限を与えることが機能する場合と機能しない場合 |
[3] | ^ | ハーバードビジネスレビュー: 委任するタスクを決定する方法 |